Guida

I " Documenti" rappresentano i nomi attribuiti da DataSmart alle Fonti Dati esterne, in modo da poter distinguere facilmente le origini dei dati di importazione.

DataSmart non confonde mai i valori provenienti da Fonti Dati esterne diverse, grazie all'attribuzione di distinti codici ai Documenti.

I Documenti sono predefiniti, e non è possibile crearne di nuovi, ma solo modificare gli esistenti.

Nella tabella di modifica dei Documenti è possibile inserire:

• Descrizione proposta di default da DataSmart
• Conto  consente di inserire un Conto nel caso in cui il Documento entrante non ne riporti nemmeno uno oppure ne abbia uno non corrett
• Conto di Contropartita, nel caso si voglia alimentare automaticamente una doppia registrazione su 2 Conti
• Tipo Importazione che rappresenta il tipo di valore che è presente sul Documento.
  Esso può essere:

• Saldo – se si importano valori progressivi dal mese 1 dell’Esercizio al mese di saldo finale di riferimento (Esempio: bilancio dall'1/1 al 30/06)
• Movimento – se si importano valori riferiti al solo mese d'importazione (Esempio Valori solo di gennaio, valori solo di febbraio, valori solo di marzo, ecc..)

Di default:

- i documenti consuntivi sono importati a saldo

- i documenti di budget e proiezione sono importati sempre a movimento

• Competenza indica il comportamento temporale dei valori presenti sul Documento da importare.

Esso può essere:

• Mensile – se si importano valori riferiti ai mesi di importazione
• Esercizio – se si importano valori riferiti sul Documento a ciascun mese dell’Esercizio

I documenti a competenza Esercizio possono essere a loro volta importati a:

• Valori progressivi – se il ricalcolo avviene solo sull’ultimo mese saldo di importazione.
  In tal caso le differenze con le precedenti importazioni si “scaricano” solo sull’ultimo mese di importazione
• Valori totali – se l’ultima importazione ri-mensilizza tutti i mese dell’esercizio.

Il valore esercizio mensilizzato sostituisce tutti i mesi dell’Esercizio di importazione.

• Mensilizzazione che definisce i criteri con i quali sono da mensilizzare i documenti a competenza Esercizio

• Di default i Documenti sono impostati a competenza mensile
• Di default i Documenti a competenza Esercizio sono impostati a valore progressivo
• Se in riferimento ad un Documento con competenza Esercizio, non viene inserita alcuna mensilizzazione, di default DataSmart considera come criterio di ripartizione mese 1 per ciascun mese dell’Esercizio.

In tal modo la mensilizzazione avviene anche in assenza di indicazione di mensilizzazione specifica

Impostazioni finali Documenti

Al termine delle configurazioni Documento, è inserito un riquadra nel quale è possibile:

1. Definire se il modulo gestisce i centri di costo

• Di default, non modificabile, il modello “Fast Closing Economico” presenta gestione centri “si”
• Di default, non modificabile, i modelli “Analisi di Bilancio” e Fast Closing Patrimoniale presenta gestione centri “no”

2. Definire se il centro di costo è presente sul Documento oppure è definito nella normativa economica

• L’indicazione è possibile solo per il modello “Fast Closing Economico”
• In caso di Documenti con centro “si” e contemporanea presenza di collegamenti ai centri in Normativa, il sistema considera corretti quelli inseriti in Normativa

3. Definire se la data è presente sul Documento oppure deve essere impostata manualmente su DataSmart al momento dell’esecuzione dell’importazione

• Di Default l’impostazione prevede flag “no” e quindi prevede la data sul Documento

4. Definire se la tabella documenti deve essere gestita internamente a DataSmart in qualità di Tabella Manuale.

• Se viene indicato il flag tabella manuale, il relativo Documento potrà essere inserito dall’apposito menu “Tabelle Manuali”

Esempio - Struttura File Esterno 1

Configurazione Documento:

• Competenza mensile
• Documento con centro = No
• Data Manuale = Si

Esempio – Struttura File Esterno 2

Configurazione Documento:

• Competenza Esercizio
• Documento con centro = Si
• Data Manuale = No

Specifiche tecniche

1. Il Bilancio (BILA) è l’unico Documento che si più importare con conti contabili

• Non può essere suddiviso in più documenti (esempio un Documento per il conto economico ed uno diverso per lo stato patrimoniale
• In fase di import il controllo avviene solo con i conti contabili e la normativa contabile

2. Tutti i documenti diversi dal Bilancio (BILA) sono considerati extracontabili

• Possono essere più documenti
• In fase di import il controllo avviene solo con i conti extra contabili e la normativa extra contabile

3. Sono inseriti di default alcuni documenti con descrizioni ricorrenti.
   Tra questi

• BILA – obbligatorio
• LAVO – Costo del lavoro
• AMMO – Ammortamenti
• VANN– Valori Annui
• VMUL – Valori multipli
• RARI – Ratei e risconti

• I documenti LAVO, AMMO, VANN, VMUL sono considerati, di default, documenti con valori sostitutivi e quindi sono inseriti tra i Documento con:
• centri sostituiti
• classi sostituite

Documento di Raccordo

Al momento della creazione del Raccordo Patrimoniale, configurato nell’apposito menu Collegamenti, il sistema crea in automatico:

• Il Documento RACC – Documento di raccordo

necessario all’importazione dei ratei patrimoniali di raccordo nel sistema

• Il Documento di raccordo è un Documento di sistema riservato al solo modello Fast Closing Patrimoniale

Azioni in tabella

• Nuovo
• Non ammesso
• Modifica
• Modifica Documento già esistente
• Ammessi:
• Modifica descrizione
• Modifica conto
• Modifica contropartita
• Tipo importazione
• Competenza
• Mensilizzazione
• Data Manuale
• Inserimento Dati Manuale
• Cancella
• Non ammesso